چگونه کنفرانس های ویدئویی و خدمات پیام رسانی فوری همکاری دفتر خانه را آسان تر می کنند. تقریباً تمام کارمندان آداکور چهار هفته در خانه مشغول به کار هستند – که از نزدیک با اداره عملیات مردم (PEO) همراه هستند. در این شرایط غیرمعمول ، او سعی می کند از همکاران خود به بهترین شکل ممکن پشتیبانی کند. پروژه های بسیار پویا با ارائه دهنده راه حل های ابری مانند Adacor ، تجارت را مشخص می کنند. روش های چابک کار روزانه را شکل می دهد. تمام این فرایندها و روشهای اثبات شده به عنوان بخشی از حرکت باید به اداره خانه منتقل شوند. تیم عملیات فنی ما (TOP) بینشی جالب در مورد چگونگی تنظیم آن با "وضعیت دفتر خانه" به منظور برقراری ارتباط ، کار و اداره مناسب و کارآمد برای همه فراهم می کند. چه چیزی خوب است؟ چه چیزی تغییر کرده است؟
وقتی مشخص شد که کارمندان باید به خانه خود بروند ، تیم فنی Adacor تجزیه و تحلیل کردند که چگونه آئین های کار با چابک می تواند به بهترین وجه به محل کار در خانه منتقل شود. این تیم در صبح روزانه با هم ملاقات می کنند که همه را به سرعت و با سرعت بالا می برد. این دور هرگز بیش از یک ربع ساعت طول نمی کشد. حالا همه برای دور صبح کمی بیشتر وقت می گیرند. علاوه بر این ، این تیم بعد از ظهر برای یک کنفرانس ویدئویی روزانه دیگر گرد هم می آیند ، زیرا در حال حاضر دیگر به روزرسانی های کوتاه که در غیر این صورت با پرش به دفتر همسایه انجام می شود. دو روزانه در روز ضروری بود زیرا پروژه ها در بخش های فنی و توسعه ما می توانند به سرعت در طول روز تغییر کنند.
کنفرانس ویدئویی وسیله ای برای انتخاب است.
روش چگونگی برگزاری چنین جلساتی شناخته شده است. تیم به سرعت توافق کرد: کنفرانس های ویدئویی وسیله انتخاب هستند. محافظت از حریم خصوصی اولویت اصلی همه شرکت کنندگان است. این یک اعتماد است که هیچ کس از تیم داده ها ، عکس ها یا فیلم های یک جلسه را منتشر نمی کند. از کنفرانس ها هیچ تصاویر یا فیلم هایی به طور دائم باز تولید نمی شود. کنفرانس ویدئویی مزایای زیادی را از طریق ایمیل ، گفتگوها یا تماس های کنفرانس به تیم فناوری ارائه می دهد. تماس کنفرانسی با بیش از چهار شرکت کننده ، همانطور که تجربه از زمان های قبل از کرونا نشان می دهد ، به سرعت خسته کننده و گیج کننده می شود. چه کسی صحبت می کند چه کسی متقاضی است؟ چه موقع بیانیه تکمیل می شود؟ چنین دورهایی غالباً غافل می شوند یا به صورت غیر ضروری می کشند. در این ویدئو همه می توانند ببینند که همتای خود نسبت به آنچه گفته شد واکنش نشان می دهد. تفاوت های ظریف انسانی که بیان و حرکات صورت را منتقل می کند ، گفتگو را سرزنده و قابل فهم می کند. غالباً ، انتقاد کتبی بسیار سخت تر از آنچه پیش بینی شده به نظر می رسد. کنفرانس های ویدئویی مانع از ایستادن چیزی "ناگفته" بین اعضای تیم و همه نمی شود. الكساندر لیمبروك ، مربی ارتباط ما مقاله جالبی را در مورد وبلاگ در مورد ویژگیهای ویژه ای كه هنگام برقراری ارتباط در خانه باید در نظر گرفته شود نوشت.
كارمند تیم عملیات فناوری ما
نكات فنی جلسه
به طوری که کنفرانس های ویدئویی برای همه افراد درگیر اجرا شوند ، در اینجا چند نکته فنی آورده شده است:
- در مقابل دوربین لپ تاپ قرار دهید! این موقعیت به نظر می رسد که با یکدیگر روبرو هستید – ارتباطات در سطح چشم ، به اصطلاح.
- بخش تصویر فیلم را زیر دوربین لپ تاپ قرار دهید! این تصور تقویت نگاه مستقیم سایر شرکت کنندگان را تقویت می کند.
- بدون کار چند وظیفه ای! هرکسی که در یک کنفرانس ویدئویی روی یک طرف کار می کند ، روی ویندوز باز شده کلیک می کند یا به مانیتور دیگری نگاه می کند ، سایر شرکت کنندگان را تحریک می کند.
- وقتی که خودتان صحبت نمی کنید حالت خاموش را روشن کنید. اگر دختر كوچك در كنار پیانو مشغول نوازندگی باشد یا شریک زندگی در همان اتاق با تلفن صحبت كند ، این موضوع باعث ایجاد بحث در بحث خواهد شد.
اطلاعات سازمانی برای كار از راه دور
كنفرانس های ویدئویی نیاز به نظم و انضباط بیشتری نسبت به مکالمات عادی دارند. به همین دلیل تیم عملیات فناوری ما آیین های سازمانی را توسعه داده است. [اینامرارتباطرابرایهمهآسانترمیکند
- هرکسی که می خواهد مشارکت کند ، این کار را با سیگنال دستی به طور خلاصه نشان می دهد. ارتباط بین شرکت کنندگان در یک کنفرانس ویدئویی دشوار است. این نه تنها با ادب ، بلکه با اندک تأخیر سخنرانی در ارتباط است.
- فکر کردن برای تعدیل جلسات ، ایده خوبی است. این باعث می شود ریتم به مکالمه وارد شود. بعد از هر جلسه ، ناظران باید پروتكلی بنویسند تا همه اعضای تیم بتوانند جزئیات را دوباره بخوانند.
- دقیق بودن اولویت اصلی كنفرانس های ویدیویی است. اگر کسی نتواند قرار ملاقات را ملاقات کند ، باید این را از قبل با استفاده از سرویس پیام فوری شرکت گزارش دهد. مشارکت کنندگان زیر در جلسات آنلاین عامل مهمی ایجاد کننده آن هستند.
- در خانه می توانید با جدا کردن کار و اوقات فراغت احترام را به همکاران خود نشان دهید. شما فقط باید لباس های رفاه خود را بعد از کار بگذارید.
در دفتر ، می توانید جزئیات فرآیندهای کاری فرد را از طریق مجاورت مکانی ارسال کنید. در دفتر خانه ، برخی از اعضای تیم همیشه کنار گذاشته می شوند. تیم فنی ما از طریق برنامه چت RocketChat ایده ها را رد و بدل می کند. این کارکردها و سطوح مختلف سلسله مراتبی را برای ارتباطات ارائه می دهد. پروژه های فردی را می توان در کانال تیم ردیابی کرد. این تیم برای مباحث تخصصی گسترده تر ، عملکردهای "موضوعات" و "بحث ها" را آزمایش کردند. این بدان معناست که کانال تیمی از اطلاعات فعلی بسیار زیاد برخوردار نیست.
به نظر می رسد که "بحث" برای نیازهای تیم فنی ما مناسب تر از "موضوعات" است. بحث ها زیر کانال هایی هستند که مجوز کانال والدین را به ارث می برند و ایجاد آن در کانال مادر اعلام می شود. "موضوعات" در همان کانال وجود دارند. اگرچه آنها عملکردهای پاسخ را بهبود می بخشند ، اما همیشه در نوار کناری نشان داده می شوند. "بحث و گفتگو" وضوح بیشتری را ارائه می دهد. دوره های حاصل مرتبا حذف می شوند. "بحث و گفتگو" در مورد RocketChat ابزاری ایده آل برای تبادل دانش برای تیم است.
حتی چیزهای بی اهمیت سازمانی دقیقا توسط اعضای تیم ابلاغ می شود: این موارد شامل ، مثلاً اطلاعاتی مانند "من الان نیم ساعت در بالکن هستم و استراحت ناهار را انجام می دهم". یا "امروز بعدازظهر باید مواد غذایی را به والدین خود برسانم." هیچ کس در تیم این موضوع را به عنوان حضور حضور نمی داند. پویایی پروژه ها اجازه نمی دهد تا شخصی با درخواست بیش از حد طولانی در هوا آویزان شود. در اصل ، نشان داده شده است که بهتر است چیزهای کمتری در مورد یکدیگر بدانیم تا خیلی کم.
نتیجه گیری: قوانین بتن از کار از راه دور پشتیبانی می کند
به منظور ایجاد کار از راه دور در یک تیم برای همه خوشایند و کارآمد است. مجموعه ای از قوانین بهترین پیش نیاز است. این تعریف می کند که چگونه آداب و رسوم کار چابک از طریق کار روزمره "عادی" به محل کار در خانه منتقل می شوند. خدمات کنفرانس ویدیویی و پیام رسانی فوری روش های خوبی برای حفظ ارتباط و اثربخشی فرآیندهای پروژه است. کنفرانس های ویدئویی را می توان با نظم و انضباط و چند ترفند فنی بهینه کرد – به عنوان مثال با دقت ، یک تراز نوری خوب از شرکت کنندگان ، ناظران و اجرای هدفمند عملکرد نادیده گرفتن. خدمات پیام رسانی فوری تیم ها را قادر می سازد تا در رابطه با پروژه های مشترک و دسته بندی تبادل اطلاعات ساختار یابند. کانالها ، بحث ها و موضوعات در صورت لزوم می توانند متناسب با ساختار تیم و نیازهای ارتباطی طراحی شوند. اصولاً بهتر است بیش از حد کافی ارتباط برقرار کنیم! بنابراین همه اعضای تیم همیشه به روز هستند و هیچ کس در خانه خود عقب نمانده است.
آیا می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد دفتر خانه و کار تیمی دیجیتال کسب کنید؟
در گروه "دفتر خانه و کار گروهی دیجیتال" شما پیشنهادات دیگری دریافت خواهید کرد تا خانه شما کارآمد و مؤثر باشد.
.